استاندارد بین‌المللی «ارزشیابی برای مدیریت سوابق» بومی و تدوین شد

به گزارش ایلنا، غلامرضا عزیزی درخصوص تدوین این استاندارد بین المللی عنوان کرد: سوابق و مدارکی که سازمان‌های دولتی و غیردولتی در اجرای وظایف خود ایجاد یا دریافت می‌کنند، دارای ارزش یکسانی نیستند و نگهداری از همه آن‌ها، معقول و منطقی به‌نظر نمی‌رسد. بنابراین شناسایی، انتقال و نگهداری اسناد با ارزش نگهداری دائمی از مهم‌ترین وظایف آرشیو ملی هر کشور در نظر گرفته می‌شود.

رئیس پژوهشکده اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ادامه داد: دلیل نگهداری بلندمدت از سوابق، تشخیص ارزش سیاسی، فرهنگی، اداری، حقوقی، اجتماعی، تاریخی، علمی و فنی موجود در سوابق است. بنابراین همانند سایر آرشیوهای ملی، کار ارزشیابی سوابق به‌‌صورت روزانه مطابق با قوانین و مقررات مرتبط با آن در آرشیو ملی ایران نیز در حال انجام است.

وی افزود: همچنین جدا از قوانین و مقررات ملی حاکم بر فرایند ارزشیابی سوابق، سازمان جهانی استاندارد (ایزو)، به‌عنوان متولی تدوین استانداردهای بین‌المللی که به یکپارچه‌سازی فرایندهای کاری کمک می‌کند، بنابراین پژوهشکده اسناد سازمان اقدام به تدوین و انتشار استانداردهای مرتبط با حوزه ارزشیابی سوابق کرده است که گاهی به‌طور کامل و گاهی با اعمال تغییرات اندک و بومی‌سازی برخی از فرایندها مطابق با مقررات جاری کشورها، در آرشیوهای ملی قابل استفاده و پیاده‌سازی است.

عزیزی گفت: در این میان،ISO/TR ۲۱۹۶۴  با عنوان فارسی «اطلاعات و مستندات (دبیزه‌ها)- ارزشیابی برای مدیریت سوابق» که در سال ۲۰۱۸ توسط سازمان جهانی ایزو تدوین و منتشر شده است، یکی از استانداردهای جامع و مناسب برای به‌کارگیری در حوزه ارزشیابی سوابق است.

وی عنوان کرد: پژوهشکده اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی در راستای انجام وظایف خود، اقدام به تدوین و بومی‌سازی این استاندارد کرده است تا این استاندارد به‌عنوان یکی از مراجع بومی و ملی کشور برای متخصصان و متصدیان کار ارزشیابی در اختیار آن‌ها قرار گیرد.

عزیزی خاطرنشان کرد: به‌همین‌منظور، کمیته فنی تدوین استاندارد با تشکیل جلسات متعدد با حضور کارشناسان درون و برون‌سازمانی در آذر و دی ماه ۱۳۹۹ تشکیل شد. در این جلسات متن این استاندارد مورد بررسی قرار گرفت و پس از اعمال اصلاحات مورد نظر برای بررسی و تصویب نهایی به سازمان ملی استاندارد ایران ارسال شد.