آیا می دانید که 90% کسب و کارها به دلیل نداشتن فرآیند و روش مشخص برای انجام کارهای روتین و روزانه به موفقیت دست نمی یابند؟ این همان اهمیت سیستم سازی کسب و کار است که اکثر مدیران از ان غافل هستند. اگرچه آموزش سیستم سازی و ساده سازی فرآیندهای کسب و کار ممکن است زمان و تلاش نسبتا زیادی بطلبد، اما این بزرگترین سرمایه گذاری است که هر صاحب کسب و کاری می تواند انجام دهد تا کسب و کارش بدون مشکل، کارآمد و سودآور اداره شود.

کسب و کار شما دقیقا به همان اندازه ای که سیستم سازی می کنید موفق خواهد شد. این اصل را نیز در ذهن داشته باشید که ابتدا شما بر روی سیستم ها کار می کنید، سپس این سیستم ها هستند که برای شما کار می کنند. وقتی کسب و کار ها شکست می خورند، ورشکسته می شوند و رشد نمی کنند تقریبا یک دلیل دارد: آن ها روی سیستم ها و فرایندهایی که نیاز دارند سرمایه گذاری نکرده اند.

برداشت های اشتباه از سیستم سازی

بسیاری از مدیران وقتی کلمه "سیستم سازی" را می شنوند، به مجموعه ای بی پایان از جلسات برای ترسیم فرآیندها فکر می کنند و تصور می کنند که با یک سری ابزارهای پیچیده و برنامه ریزی مداوم رو به رو هستند که همه چیز را سخت تر می کند. باید به این دسته از مدیران بگوییم که این تصورشان با واقعیت خیلی فاصله دارد.

سیستم سازی به این معنا نیست که شما گرفتار سیاست ها و رویه های متعدد شوید یا این که همیشه سرتان شلوغ باشد. سیستم هایی که ایجاد می کنید بر شما مسلط نمی شوند، بلکه آن ها تحت سلطه شما هستند و از آن ها برای ارتقا کسب و کارتان استفاده می کنید.

هنگامی که کسب و کار شما به درستی سیستم سازی شود، روش های انجام کارها منطقی هستند و همیشه هدفی برای رسیدن وجود دارد. با سیستم سازی، همه افراد سازمان می دانند چه کاری را چگونه و چه موقع باید انجام دهند. همواره درگیر برگزاری جلسات نیستید، هیچ سیاست پیچیده ای برای پیروی وجود ندارد و زمان شما هدر نمی رود.

سیستم سازی درست کسب و کار شما را آزاد می کند، در حالی که عدم سیستم سازی سلسله ای از کارهای بی پایان ایجاد می کند و توانایی شما را برای موفقیت از بین می برد.

سیستم سازی چیست؟

سیستم‌ سازی یا «سیستم‌ سازی کسب‌و‌کار» شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسب‌و‌کار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود. به بیان دیگر سیستم سازی یعنی بهینه کردن و خودکارسازی عملیات و فرآیندهای کسب و کار شما تا بتوانید به چشم انداز و ماموریت خود دست یابید. علم سیستم سازی یک راز بزرگ نیست، اتفاقا خیلی هم ساده است. سیستم سازی کسب و کار یعنی یاد بگیرید چگونه کسب و کار خود را به طور موثر سازماندهی کرده و در نهایت یک کسب و کار موفق را اداره کنید که به طور مداوم سودآوری دارد.

وقت بگذارید تا کسب و کار خود را ارزیابی کرده و لیستی از فرآیندهای کلیدی آن تهیه کنید. هنگامی که فرایندهای کلیدی کسب و کار خود را مشخص کردید، با فعالیت های مهم و تکراری شروع کنید و آن ها را مستند کنید. به دنبال راه هایی برای خودکارسازی استفاده از ابزارها باشید تا افراد، زیرا باعث می شود کسب و کارتان سریع تر مقیاس پذیر شده و ثبات بیشتری داشته باشد.

سیستم یک فرآیند گام به گام است، از ابتدا تا انتها که شما از آن برای اطمینان از ثبات فرآیندها و اعتماد به عملکرد افراد در تمام ابعاد کسب و کار استفاده می کنید. وقتی صحبت از سیستم سازی کسب و کار می شود، به این معناست که بتوانید هوشمندانه تر کار کنید، نه سخت تر. در ادامه به مزایای سیستم سازی در کسب و کار اشاره می کنیم.

5 مزیت سیستم سازی کسب و کار

1. یک تجارت سیستماتیک استرس را کاهش می دهد.

اکثر مشاغل صرف نظر از اندازه، دچار هرج و مرج هستند و درگیر جزئیات می شوند. سیستم ها به شما این امکان را می دهند تا فرایندهای کسب و کارتان را به کوچکترین وظایف تقسیم کنید. زمانی که با تیم خود فرایندها را تا جزئی ترین قسمت های آن ها تعریف کنید، مطمئن باشید که تمام کارها بدون مشکل اجرا می شوند. یک کسب و کار بدون مشکل، قطعا بدون استرس خواهد بود.

2. سیستم سازی کسب و کار به شما این امکان را میدهد تا با تفویض اختیار ( واگذاری کارها) مدیریت موثرتری داشته باشید.

برای مدیریت موثر و موفقیت تیم، اعضای تیم باید نقش های خود را درک کنند. سیستمی شدن فرآیندها و وظایف افراد باعث می شود تا کارمندان بدون اینکه دائما به مدیریت مراجعه کنند و یا توسط مدیر کنترل شوند، مسئولیت های خود را به نحو احسن انجام دهند. هم چنین با سیستم سازی، هر وظیفه به اعضای تیمی واگذار می شود که مناسب ترین و مرتبط ترین مجموعه مهارت ها را برای انجام آن دارند.

3. سیستم سازی باعث بهبود تجربه مشتری و ثبات در کیفیت می شود.

بهبود تجربه مشتری تنها زمانی امکان پذیر است که در تولید و کیفیت محصول ثبات داشته باشید. سیستم سازی کسب و کار تضمین می کند که همواره در تولید محصولات و کیفیت آن ها ثبات داشته باشید. زمانی که مشتری بداند قرار است دقیقا چه مزیتی از محصول شما به دست بیاورد، اعتماد او جلب شده و شما در نهایت به یک پایگاه مشتریان وفادار خواهید رسید.

4. سیستم سازی، زیرساختی برای ایجاد بهترین محیط کاری است.

هنگامی که کسب و کار خود را سیستمی می کنید، درک بهتری از مجموعه مهارت های مورد نیاز خواهید داشت، بنابراین می توانید بهتر استخدام کنید، در کارمندانتان انگیزه ایجاد کنید، کارمندان خوب را حفظ کنید و در صورت نیاز اصولی اخراج کنید و محیط کاری مطلوبی ایجاد کنید. تنها در این صورت تیم شما قادر خواهد بود روی اجرای درست و بهینه فرآیندها تمرکز کند و کارایی و سرعت آن ها افزایش پیدا کند.

5. یک کسب و کار سیستماتیک با آزاد کردن زمان مدیر، به او این امکان می دهد تا روی فعالیت های مهم تر و سودآورتر تمرکز کند.

هنگامی که اعضای تیم شما وظایف خود را میدانند، کارهای روزانه خود را به طور منظم انجام میدهند و شما به عنوان مدیر میتوانید روی کارهای استراتژیک و پیدا کردن راه حل برای مشکلات تمرکز کنید. تنها در این صورت است که کسب و کار شما رشد می کند.

دیگر مزایای سیستم سازی کسب و کار

• متکی نبودن فرآیندهای اصلی شرکت به یک شخص
• حفظ دستاوردهای سازمان
• کاهش خطای انسانی
• مدیریت دانش
• دسترسی ساده به اطلاعات

نتیجه گیری

یکی از ساده ترین راه ها برای اینکه کسب و کارتان نابود شود، این است که بخواهید بر همه چیز تسلط پیدا کنید و همه کارها را خودتان انجام دهید. مهم نیست که شما چقدر خوب هستید، این طرز فکر اصلا واقع بینانه نیست. سیستم سازی کسب و کار  تنها راه برای موفقیت دائمی کسب و کار است، پس آن را جدی بگیرید و از همین حالا شروع کنید.