نقد و بررسی سیستم مدیریت پروژه همتیک

مقدمه:

سیستم‌های مدیریت پروژه بر خلاف نامشان فقط مخصوص مدیران پروژه نیستند بلکه ابزارهای مدیریت پروژه به گونه‌ای ساخته شده‌اند که با نیازهای اعضای یک تیم در اندازه‌های مختلف و با اهداف متفاوت، متناسب باشند و تمامی اعضا بتوانند از آن سیستم، در راستای پیشرفت کارهایشان بهره بگیرند.

حال سؤال اساسی اینجاست که چگونه می‌توان با استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه، از اینکه پروژه‌هایتان همیشه مسیر حیاتی موفقیت را طی میکنند، اطمینان حاصل کرد؟ ابزارهای مدیریت پروژه معمولاً با ویژگی‌های متعدد و متفاوتی ارائه میشوند و همین موضوع افراد را در انتخاب نرم افزار مناسب برای رفع نیازهایشان دچار چالش میکند. ما در مقاله سیستم مدیریت پروژه همتیک، به بررسی ویژگی‌ها و امکانات این نرم افزار، از نرم افزارهای جامع و کاربردی مدیریت پروژه خواهیم پرداخت.

سیستم مدیریت پروژه همتیک، بنا به تعریف تولیدکنندگانش، نرم افزاری بر بستر ارتباطات تیمی است تا کارکنان بتوانند در محیطی تیم‌گرا و خلاق، بهترین عملکرد خود را به نمایش بگذارند. در ادامه به بررسی امکانات مدیریت پروژه همتیک و نحوه کمک همتیک به حل مشکلات متداول تیم‌ها میپردازیم.

امکانات و نحوه عملکرد همتیک:

1. تعامل و همکاری اعضای تیم:

همتیک هم دارای نسخه ابری و هم نصبی (Self-Hosted/On-Premises) است. کاربران سیستم مدیریت پروژه همتیک میتوانند علاوه بر دسکتاپ، روی تلفن همراه خود نیز به همتیک دسترسی داشته و از روند کارها مطلع شوند. این امر به کاربران کمک میکند تا هر لحظه در هر مکانی که باشند بتوانند به راحتی به داشبورد کارهای خود دسترسی داشته و از اوضاع آنها مطلع شوند.

در همتیک مانند هر نرم افزار مدیریت پروژه دیگری، میتوان پروژه‌های مختلف تعریف کرده و در هر پروژه لیست کارهای مرتبط را اضافه نمود. امکان تخصیص کارها به اعضای پروژه و همچنین تعیین ناظر کارها نیز وجود دارد البته در همتیک امکان تعریف ناظرهای مجزا برای پروژه و یا کارها موجود است و این اولین تفاوت همتیک با سایر نرم افزارهای موجود است.

در همتیک، اعضای پروژه میتوانند در بخش گفتمان درباره پروژه با هم‌تیمی‌های خود به گفت و گو و مشورت بپردازند و نظرات و دانش خود را به اشتراک بگذارند. همچنین در هر تسکی نیز، امکان ارسال پیام وجود دارد؛ مثلاً اگر فردی درباره کاری که به وی تخصیص داده شده، سؤالی داشته باشد، میتواند آن را با ایجاد کننده تسک مطرح کند. بدین ترتیب افراد میتوانند علاوه بر یافتن پاسخ ابهامات خود، به یادگیری مطالب جدید نیز بپردازند. وجود چنین بخش‌هایی به نگهداشت دانش ایجاد شده درباره انجام انواع کارها کمک میکند چرا که در آینده نیز میتوان برای پیشبرد پروژه‌ها و کارهای مشابه، به توضیحات ثبت‌شده مراجعه کرده و از آنها بهره برد.

1. برنامه ریزی، اولویت بندی و زمان بندی کارها:

در نرم افزار مدیریت پروژه همتیک، هنگام اضافه کردن مجموعه کارها (تسک‌ها) در هر لیست کار در هر پروژه، امکان تعیین تاریخ شروع و تاریخ تحویل و برآورد زمانی برای مدت زمان مورد نیاز برای انجام کار موجود میباشد. از ویژگی‌های مثبت همتیک، میتوان به امکان تعیین اولویت انجام هر کار اشاره نمود. این امر به اولویت‌بندی کارها و جلوگیری از کلافگی و سر درگمی کمک شایان توجهی میکند. همچنین شما میتوانید برچسب‌های متعددی بنا به خواست خود تعریف و اضافه نمایید.

در هر پروژه میتوان بر اساس موارد مختلفی از جمله زمان‌بندی، تخصیص‌ها و برچسب‌ها، کارها را فیلتر کرد. امکان تنظیم ارسال پیام‌های دوره‌ای توسط سیستم جهت یادآوری انجام کارهای عقب‌افتاده، در همتیک موجود است.

در بخش کاربرگ زمان یا تایم شیت، افراد میتوانند مدت زمانی را که صرف انجام کار تخصیص‌یافته به آنها کرده‌اند، همراه با تاریخ انجام کار و توضیحات و همچنین فایل‌های مربوطه، ثبت کنند. مدیران پروژه میتوانند با بررسی کاربرگ زمان یا تایم شیت افراد تیم به میزان بهره‌وری و پیشرفت هر فرد و همچنین میزان زمان واقعی مورد نیاز برای انجام هر کار پی ببرند تا بتوانند اختلاف زمان پیش‌بینی‌شده و زمان واقعی صرف‌شده را در پروژه‌های آتی به حداقل ممکن برسانند.

در بخش گردش مالی پروژه نیز میتوان نحوه صرف هزینه بودجه تعیین شده برای پروژه را مشاهده نمود و طبیعتاً وجود این بخش به مدیریت هزینه‌ها کمک بسیاری میکند.

از دیگر تفاوت‌های همتیک با نرم افزارهای مشابه میتوان به امکان شکست هر کار به صورت نامحدود اشاره نمود. وجود چنین قابلیتی کمک میکند تا بتوان هر کار را به مجوعه فعالیت‌های کوچکتر خرد کرد و در نتیجه برنامه ریزی بهتری داشت. همچنین در این صورت میتوان هر یک از زیرکارها (subtask) را به فرد مناسب تخصیص داد و بدین ترتیب نتیجه بهتری را هم به دست آورد.

در  نرم افزار مدیریت پروژه همتیک، امکان کپی کردن پروژه و کارها موجود است. علاوه بر این، امکان تعریف تسک‌های تکرارشونده نیز وجود دارد. با استفاده از این قابلیت‌ها، میتوان در زمان صرفه جویی نموده و با یک بار ثبت اطلاعات، به دفعات مورد نیاز از آن کپی گرفته و مجدداً استفاده نمود.

3. مستندسازی:

از جمله چالش‌هایی که افراد در کار با آن مواجه میشوند، بهم ریختگی و عدم دسته‌بندی مناسب فایل‌ها و مستندات است. این مشکل اغلب در زمانی بروز پیدا میکند که کارمندان به دنبال فایل خاصی هستند و مجبورند زمان زیادی را صرف یافتن آن فایل کنند و در نتیجه کلافه و مضطرب میشوند.

در نرم افزار مدیریت پروژه همتیک، امکان بارگذاری انواع فایل‌های مرتبط با هر پروژه و هر کار در دسته‌ی مناسب خود فراهم شده است تا کاربران بتوانند به وقت نیاز در کمترین زمان به اطلاعات و مستندات مورد نیازشان دست یابند. در بخش مشخصات پروژه، مدیران پروژه میتوانند بنا به صلاحدید خود، به افراد مختلف سطح دسترسی‌های مختلفی بدهند که از آن جمله میتوان به امکان ویرایش فایل‌ها اشاره نمود.

در بخش تاریخچه نیز تمامی رویدادهای پروژه ثبت شده و مدیر پروژه میتواند تمامی فعالیت‌های اعضای پروژه را مشاهده کند.

4. گزارش‌گیری و ارزیابی:

برای بررسی نتایج انجام هر پروژه، باید بتوان گزارشات کاربردی و جامعی تهیه نمود. نرم افزار مدیریت پروژه همتیک امکان گزارش‌گیری را همراه با ارائه انواع گزارشات تفصیلی و نموداری فراهم نموده است تا مدیران پروژه بتوانند با شناسایی نقاط ابهام و همچنین نقاط ضعف و قوت، برنامه ریزی بهتری داشته و در راستای رسیدن به اهداف سازمان، تلاش بیشتری بنمایند.

در همتیک، بخشی به نام داشبورد مدیریتی وجود دارد که مدیران پروژه به آن دسترسی داشته و میتوانند با یک نگاه وضعیت پروژه‌ها را بسنجند چرا که در این بخش نمودارهای متعدد و آمار کاربردی متعددی موجود است. با کمک گزارشات ارائه شده توسط نرم افزار مدیریت کارهای همتیک، مدیران پروژه میتوانند عملکرد کارکنان و اعضای هر پروژه را به خوبی بسنجند.

در بخش گزارشات، زیرمنویی با عنوان گزارش کارها وجود دارد که در این بخش میتوانید بر اساس هر موردی که به ذهنتان میرسد، اطلاعات موجود درباره کارها و پروژه‌ها را فیلتر کنید.

طرح‌ها و هزینه‌‌ها:

نرم افزار مدیریت پروژه همتیک، برای راحتی تیم‌ها و شرکت‌ها در انتخاب طرح مورد نیاز و همچنین پرداخت هزینه، چندین طرح کاربردی و مقرون به صرفه ارائه داده است؛ شما میتوانید بر اساس نیاز خود مبنی بر تعداد کاربران و یا تعداد پروژه‌های قابل ثبت و یا حتی در صورت تمایل به نصب سیستم روی سرور شرکت خودتان، هر یک از این طرح‌ها را به صورت ماهانه و یا سالیانه و یا دائمی تهیه نمایید. همچنین شاید برایتان جالب باشد بدانید که امکان توسعه نرم افزار مدیریت پروژه همتیک و اضافه نمودن قابلیت‌های جدید بنا به نیاز شما وجود دارد.

همتیک دارای 14 روز نسخه آزمایشی رایگان است. قابل توجه است که در تمام طول مدت نسخه آزمایشی همتیک، شما به تمام امکانات سیستم دسترسی خواهید داشت. علاوه بر ارائه انواع فایل‌های آموزشی، سیستم دارای پشتیبانی نیز بوده و بدین ترتیب شما میتوانید پاسخ تمام سؤالاتتان را یافته و سپس اقدام به خرید طرح مورد نیاز خود نمایید.

همتیک رابط کاربری ساده‌ای داشته و کار کردن با آن راحت است و با صرف مدت کوتاهی برای بررسی منوها، میتوانید به راحتی کارکردن با آن را فرا بگیرید، اگرچه همان طور که پیش از این نیز اشاره شد، برای آموزش کار با سیستم، فایل‌های آموزشی هم به صورت متنی و هم ویدئویی نیز در اختیارتان قرار خواهد گرفت. لازم به ذکر است که امکان آموزش به صورت حضوری نیز بنا به انتخاب شما، موجود است.

ما با بررسی کامل این سیستم، به شما پیشنهاد میکنیم حتماً از نسخه رایگان همتیک استفاده کنید و آن را با سایر نرم افزارهای موجود در بازار مقایسه کنید تا متوجه میزان کاربردی بودن این نرم افزار برای رفع نیازهای خود شوید. برای شروع کار با همتیک، به سایت hamtick.com مراجعه نمایید.