اهمیت حضور و غیاب در صنایع مختلف

یکی از چالشهای مهم صاحبان کسب و کارها در هر زمانی مدیریت ورود و خروج کارکنان و محاسبه دقیق حضور و غیاب آنها بوده است.

لازمه پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان، محاسبه دقیق ساعات ورود و خروج آنها است. بدون آگاهی از میزان کارکرد پرسنل، پرداخت صحیح دستمزد امری ناشدنی است.

در شرایط امروز تمامی مشاغل از سازمانهای بزرگ گرفته تا کسب و کارهای کوچک با تعداد انگشت شمار پرسنل،‌ از یک سیستم حضور غیاب جهت کنترل تردد کارکنان خود استفاده می‌کنند.

قیمت دستگاه حضور و غیاب با توجه به شرایط ارزی جاری اهمیت پیدا کرده است که در این مقاله به این مورد نیز پرداخته خواهد.

انواع سیستم‌های حضور و غیاب

سیستم حضور و غیاب متشکل از دو بخش دستگاه و نرم‌افزار است.

دستگاه اطلاعات ورود و خروج را ثبت و جمع‌آوری می‌کند و نرم‌افزار وظیفه ویرایش و محاسبه کارکرد پرسنل را بر عهده دارد.

دستگاه های حضور و غیاب در انواع اثر انگشتی ، کارتی ، رمزی و دستگاه حضور غیاب تشخیص چهره   که بر اساس شیوه شناسایی افراد تقسیم می‌شوند. بر اساس یک تقسیم بندی کلی دستگاه های حضور و غیاب شامل دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک و غیر بیومتریک می‌شوند.

دستگاه حضور و غیاب غیر بیومتریک شامل دستگاه‌های کارتی، رمزی و QrCode است. دستگاه حضور و غیاب بیومتریک از ویژگی‌های فیزیولوژیکی منحصر به فرد انسان جهت شناسایی و احراز هویت استفاده می‌کند. پرکاربردترین شناسه‌های بیومتریک در حضور و غیاب عبارتند از : اثر انگشت،‌ مشخصات چهره، عنبیه چشم، مختصات هندسی کف دست و‌ عروق خونی انگشت.

دستگاه حضور غیاب کارتی و رمزی

مزیت اصلی دستگاه‌های کارتی و رمزی، قیمت ارزان و کارکرد آسان با آنهاست. اما این دستگاه‌ها معایبی نیز دارند. به طور مثال ممکن است کارت شما مفقود یا سرقت شود و یا ممکن است شما رمز عبور خود را فراموش کنید.

دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی و تشخیص چهره

شناسه‌های بیومتریک همیشه همراه انسان هستند و احتمال فراموشی، سرقت و مفقود شدن آنها وجود ندارد، بنابراین این دستگاه‌های امنیت بیشتری دارند. عملکرد بیومتریک‌ها نسبت به گروه اول پیچیده‌تر است. در ضمن دستگاه حضور و غیاب بیومتریک قیمت بالاتری نسبت به دستگاه کارتی و رمزی دارد.

دستگاه حضور و غیاب نام گذاری های متفاوتی نسبت به زمان به خود دیده است مانند دستگاه کات زنی ، دستگاه کارت ساعتی ، دستگاه ساعت زنی و...

نرم‌افزار حضور و غیاب شامل نرم‌افزارهای ویندوزی و نرم‌افزارهای مبتنی بر وب می‌شود.

نرم‌افزار حضور و غیاب ویندوزی به دو صورت نرم‌افزار ویندوزی پایه و پیشرفته ارائه می‌گردد. نرم‌افزارهای حضور و غیاب ویندوزی پایه معمولاً‌ به صورت رایگان ارائه می‌شوند. این نرم‌افزارها امکانات محدودی دارند و مناسب کسب و کارهای کوچک هستند.

در کسب و کارهای بزرگ به دلیل اینکه تعداد پرسنل زیادی دارند و سیاستهای کاری پیچیده‌تر است، معمولاً از نرم‌افزار حضور و غیاب ویندوزی پیشرفته و یا نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب استفاده می‌شود.

مزیت نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب این است که نیازی به نصب بر روی کامپیوتر کاربران (کلاینت‌ها) ندارد و فقط بر روی سرور نصب می‌شود. شما با داشتن اتصال شبکه یا اینترنت و فقط با یک مرورگر می‌توانید از هر نقطه‌ای به نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب (پنل کاربری مرتبط با خود) دسترسی داشته باشید.

برخی امکانات نرم افزار حضور و غیاب

* امکان اعمال آیین نامه های داخلی سازمان در ارتباط با کار کرد .

* امکان تعریف تقویم های کاری گروهی متنوع

* امکان تعریف تایم شیفت ماهیانه برای پرسنل تقویم فردی(ویژه بیمارستانها

و هتلها)

* امکان تعریف ساعت موظف کارکرد بصورت ماهیانه و روزانه برای محاسبه

اضافه کاری

* پارامتریک بودن سیستم جهت سازگار شدن با شرایط ویژه هر سازمان وکارخانه به نحوی که در حین نصب سیستم جهت سازکارشدن با شرایط ویژه هر سازمان و کارخانه به نحوی که در حین نصب سیستم می توان کلیه ضوابط و آیین نامه های داخلی سازمان و یا شرکت را به راحتی اعمال نمود .( با امکان تعریف فرمول های محاسباتی برای حالتهای خاص)

* کاردکس مرخصی استحقاقی (روزانه ،  ساعتی)  ثبت خودکار مرخصی های ساعتی در کاردکس   (بدون ورود برگه). 

* ثبت و نگهداری سوابق کارکرد و امکان نمایش کارکردهای سوابق پرسنل شامل :کارکرد . مدت و درصد مدت کاری . اضافه کاری ( پرداختی .کل.مازاد ) . شب کاری . انواع مرخصی های روزانه و ساعتی . انواع ماموریتها . تاخیر ها . غیبت های روزانه و ساعتی . تعداد روزهای کارکرد در هر شیفت

دریافت اطلاعات تردد توسط نرم افزار از دستگاه بصورت آنلاین بخش مهمی از نرم افزار حضور غیاب است که این امکان بستگی به مدل دستگاه و برنامه نویسی ما دارد .  به طور مثال در دستگاه حضور و غیاب ZKTECO در مدل های که سیستم عامل لینوکس دارند این امکان وجود دارد که تردد آنلاین به سرور ارسال گردد .

در سال‌های اخیر با توجه به افزایش قیمت دستگاه حضو و غیاب سیستم‌های حضور و غیاب مبتنی بر موقعیت مکانی (Location) ابداع و به بازار ارائه شده‌اند. این نرم‌افزارها که حضور و غیاب آنلاین نام دارند، به دستگاه حضور و غیاب نیازی ندارند. از این رو به این نرم‌افزارها، حضور و غیاب بدون دستگاه نیز گفته می‌شود. در سامانه حضور و غیاب آنلاین می‌توان بینهایت موقعیت مکانی جهت ثبت تردد تعریف کرد. در واقع این موقعیت‌های مکانی، جایگزین درب‌های ورودی سازمان‌ها و شرکت‌ها که دستگاه حضور و غیاب در آن نصب می‌شود، شده‌اند و یک اپلیکیشن بر روی گوشی هوشمند تک تک کارکنان نصب شده است.

قیمت دستگاه حضور غیاب در این روش ارزان تر است اما یک هزینه بیشتری برای نرم افزار ممکن است در پی داشته باشد.

یکی از نکات مهم که در خرید نرم‌افزار حضور و غیاب آنلاین، باید به آن توجه داشته باشید، تعیین دقیق محدوده مجاز ثبت تردد (محدوده موقعیت مکانی) است که در عمل باید دید تا چه حد دقیق عمل می‌کند.