همه چیز درباره نرم افزار بایگانی اسناد
مهم ترین وظیفه واحد بایگانی شرکت ها و سازمان حفظ، نگهداری و حراست از اسناد و مدارک شرکت است. در اکثر شرکت ها انجام امور بایگانی اسناد و مدارک به صورت دستی و سنتی انجام می شود. همین امر موجب بروز مشکلاتی اعم از عدم دسترسی به اسناد در زمان مقرر، از بین رفتن اسناد و مدارک به مرور زمان و... می شود. شرکت ها برای داشتن یک بایگانی دیجیتال نیاز به بهترین نرم افزار بایگانی اسناد موجود در بازار دارند.
بهترین سیستم بایگانی اسناد باید دارای معیارها و ویژگی هایی باشد تا بتواند نیازهای سازمان شما را برطرف کند. قصد داریم برخی از ویژگی های یک نرم افزار بایگانی را برای شما بیان کنیم.
امکانات بهترین نرم افزار بایگانی اسناد
سیستم بایگانی اسناد تحت وب:
با توجه به پراکندگی جغرافیایی که برخی سازمانها دارند یا پروژه های مختلفی که در کشور اجرا می کنند. نیاز دارند اسناد و مدارک مربوط به شعبه ها و پروژه ها در یک سیستم بایگانی اسناد تحت وب حفظ و نگهداری شوند. نرم افزاری که بدون دغدغه در هر مکان و زمانی بدون محدودیتی قابل دسترس باشد. همچنین علاوه بر تحت وب بودن نیز در سرعت و کارایی آن هم خللی ایجاد نشود.
ثبت مشخصات اسناد مختلف:
یک نرم افزار بایگانی خوب باید بتواند نیاز سازمان های مختلف را پوشش دهد. ممکن است نیاز یک سازمان سیستم بایگانی پرسنلی، سازمان دیگر سیستم بایگانی اسناد و مدارک فنی، سازمان دیگر سیستم بایگانی قراردادها و ... باشد. یا یک سازمانی همه این بایگانی ها را به صورت جامع بخواهد. بنابراین یک نرم افزار بایگانی باید جامع باشد و بتواند به نیاز واحد های مختلف سازمان پاسخ دهد.
امکان امانت دهی اسناد:
همیشه یکی از مشکلات مسئولان بایگانی در سازمان ها، اسنادی بود که به صورت امانی در اختیار افراد مختلف قرار می گرفت. این اسناد بعد از گذشت مدت زمانی قابل رهگیری نبودند. نرم افزار بایگانی به کمک سازمان ها آمدند و با امکان امانت دهی الکترونیک اسناد گامی بزرگ در راستای راه اندازی بایگانی دیجیتال برداشتند.
امکان تهیه فایل پشتیبان از اسناد:
یکی از دلایل خرید نرم افزار بایگانی امکان تهیه نسخه پشتیبان از اسناد و مدارک می باشد. نرم افزار بایگانی با استفاده از امکان تهیه نسخه پشتیبان به صورت اتوماتیک به حفظ و نگهداری اطلاعات کمک می کنند.
نحوه سفارش و قیمت نرم افزار بایگانی اسناد:
وارد سایت مربوط به نرم افزار بایگانی اسناد تحت وب شوید روی دکمه مشاهده فیلم دمو یا درخواست دمو کلیک کنید. یا با شماره های آن شرکت تماس بگیرید و درخواست مشاوره و دمو نمایید.
