منظور از کدینگ حسابداری چیست؟ آموزش کدینگ در نرم افزار حسابداری

با توجه به پیچیدگی‌های فرآیند‌های مالی و حسابداری در مجموعه‌های بزرگ، استفاده از کدینگ به منظور دسته بندی و نظم دهی حساب‌ها امری ضروری است. در روش کدینگ به منظور بهبود دسترسی و نظم دهی به اطلاعات کدهای مشخصی به حساب‌ها اختصاص داده می‌شود. این مفهوم در کسب و کارهای بزرگ بسیار کاربرد داشته و هدف اصلی آن تجمیع و طبقه بندی اطلاعات است. هدف اصلی استفاده از کدینگ، دسته بندی حساب‌ها به منظور استاندارد سازی اسناد و عملیات مالی و یکپارچه سازی فرمت حساب‌ها است.

توجه کنید که کدینگ در حسابداری به ماهیت کسب و کار بستگی شما دارد و در واقع ماهیت فعالیت آن کسب و کار تعیین کننده نوع کدینگ نرم افزار حسابداری است. همانطور که می‌دانید ماهیت فعالیت شرکت ها به چهار دسته بازرگانی، تولیدی، خدماتی و پیمانکاری تقسیم شده که کدینگ حساب‌ها بر اساس ماهیت آنها انجام می‌شود. به منظور  اجرای صحیح ساختار کدینگ در نرم‌افزار حسابداری علاوه بر در نظر گرفتن استاندارد‌های حسابداری باید به ماهیت فعالیت شرکت توجه کنید.

کدینگ حساب‌ها بر اساس ماهیت فعالیت شرکت‌ها :

کدینگ بازرگانی

کدینگ تولیدی

کدینگ خدماتی

کدینگ پیمانکاری

هرچند در سال‌های اخیر و با همه گیر شدن استفاده از نرم افزارهای حسابداری، عملیات کدینگ در محیط نرم افزار حسابداری براحتی قابل انجام است. حال آنکه شما در مجموعه خود کدامیک از نسخه‌های نرم افزار حسابداری را استفاده می‌کنید و ماهیت کسب و کار شما نوع کدینگ مشخص می‌شود. به عنوان مثال در نرم افزار حسابداری پخش مویرگی با توجه به ماهیت کسب و کار که به نوعی بازرگانی بوده و نوع کدینگ بازرگانی استفاده می‌شود.

انواع کدینگ در نرم افزار های حسابداری کدام است؟

1. کدینگ حفظی :

در کدینگ حفظی به منظور کد‌گذاری، از حروف ابتدای حساب‌ها استفاده می‌شود. روش حفظی به نوعی اختصار نویسی نام فارسی حساب به منظور بخاطر سپاری راحتر است. به عنوان مثال برای برای کد گذاری حساب‌های پرداختنی، از کد"ح - پ" استفاده می‌شود.

2. کدینگ متوالی:

استفاده از اعداد متوالی به منظور کدگذاری و دسته بندی حساب ها در حسابداری است.

3. کدینگ سلسله مراتبی یا درختی :

در این روش با کدگذاری حساب‌ها با استفاده از ترتیب منطقی صورت می‌گیرد. کدینگ درختی به دلیل قابلیت گسترش و انعطاف‌پذیری بالا از محبوبیت ویژه‌ای برخوردار است. از مهمترین ویژگی‌های کدینگ درختی یا سلسه مراتبی عدم محدودیت برای تعریف حساب های زیرمجموعه برای حساب اصلی است.  کدینگ درختی یا سلسه‌مراتبی از پرکاربردترین روش‌های کدینگ نرم افزار حسابداری بوده و با تعریف هر زیر حساب در نرم افزار حسابداری به طور خودکار یک رقم به رقم قبلی اضافه می‌گردد. کدینگ نرم افزار حسابداری هوشمند نیز درختی است که در ادامه به ذکر یک مثال از کدینگ درختی در نرم افزار هوشمند خواهیم پرداخت.

در یک مثال ساده به کدینگ حساب موجودی نقد و بانک و زیر حساب آن یعنی صندوق خواهیم پرداخت. اگر کدینگ حساب موجودی نقد و بانک در نرم افزار 1001 ثبت شود، کدینگ حساب صندوق کهزیرمجموعه آن است کد 10010001 خواهد شد. به همین ترتیب برای حساب زیر مجموعه بعدی به طور متوالی و خودکار کد10010002 در نظر گرفته می‌شود.

4. کدینگ توده ای:

این سبک از کدینگ که تنها برای یک دوره مالی قابل استفاده است و اعدادی به یک حساب اختصاص داده می شود. به عنوان مثال در نرم افزارهای حسابداری از روش کدینگ حسابداری توده‌ای به یک حساب معین در یک دوره‌ی مالی معین اعدادی اختصاص داده می‌شود.

5. کدینگ وجهی:

در کدینگ وجهی، کدگذاری حساب‌ها بصورت قراردادی است و تخصیص اعداد و کدها به صورت یک قرارداد در نظر گرفته می‌شود. کدگذاری وجهی بیشتر در فروشگاه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. بنابراین در نرم افزار حسابداری فروشگاهی زنجیره ای  چند شعبه و غیر زنجیره ای این روش کد گذاری مرسوم است. به عنوان مثال میتوان عدد1 را به برای تعیین قسمت ها ی مختلف فروشگاه در نظر بگیریم، عدد نشان دهنده  هزینه های مختلف فروشگاه و  کد 3 را برای زیرگروه های دو گروه قبلی در نظر بگیریم.

هدف از  کدینگ حساب ها در نرم افزار حسابداری چیست؟

• استاندارد سازی فرمت طبقه بندی حساب‌ها و کاهش خطای انسانی در محاسبات
• افزایش دقت و سرعت در تهیه گزارشات مالی با جزئیات ( از جمله گزارش صورت معاملات فصلی)
• بهبود و تسریع روند تحلیل و بررسی های مالی جهت محاسبه میزان دارایی و یا سرمایه گذاری
• کمک به تصمیم‌گیری مدیران برای ادامه فعالیت مجموعه
• افزای سهولت در ثبت اسناد حسابداری

ساختار استاندارد کدینگ در نرم افزارهای حسابداری

به طور کلی ساختار استاندارد کدینگ تعریف شده در نرم افزارهای حسابداری به شرح زیر است. در حین توضیح این ساختار به نمونه‌هایی از لایه‌های کدینگ نرم افزار حسابداری هوشمند خواهیم پرداخت.

۱ – گروه حساب :

کلیه صورت حساب های مالی در ساختار استاندارد کدینگ در لایه گروه حساب قرار می‌گیرد. این لایه شامل عناوین کلی حساب‌ها بوده که در تنظیم صورت‌های مالی و تهیه گزارشات مورد استفاده قرار می‌گیرند. به طور معمول به گروه حساب، کد یک رقمی اختصاص داده می‌شود.  کلیه حساب‌های درآمدها و هزینه‌ها، سرمایه‌گذاران و ذینفعان و  بدهی های جاری و غیر جاری در لایه کد‌گذاری گروه حساب قرار می‌گیرد.

به عنوان مثال در نرم افزار حسابداری هوشمند گروه‌های حساب شامل موارد زیر است:

• حساب دارایی های جاری
• حساب دارایی های غیر جاری
• حساب بدهی های جاری
• حساب بدهی های غیر جاری
• حقوق صاحبان سهام
• فروش و درآمدها
• خرید و هزینه ها
• حسابهای جذب و انحرافات
• حساب های کنترلی و انتظامی

۲ – حساب کل :

این لایه از کدگذاری ناظر به حساب‌های مورد استفاده در صورت‌های مالی، دفاتر مالی ویژه و گزارشات است.  در حساب کل، گروه حساب ها به شاخه های کوچکتری تقسیم شده و حساب های مورد نیاز و فعالیت های شرکت در این سطح جای دارد. برای کدگذاری این مجموعه حساب های معمولا از دو یا سه رقم کد استفاده می‌شود.

به عنوان مثال در نرم افزار هوشمند، حساب دارایی های جاری در گروه حساب‌ها به حساب های کل زیر تجزیه می‌شود:

دارایی های ثابت مشهود

دارایی های نامشهود

سرمایه گذاری های بلند مدت

سپرده ها و مطالبات بلند مدت

سایر دارائی ها

هزینه ها و مخارج انتقالی به دوره های آتی

۳ – حساب معین : با توجه به امکان مشاهده جزئیات حساب کل در حساب معمین می‌توان گفت حساب معین زیر مجموعه ی حساب کل به شمار می‌آید. حساب ها به همین ترتیب در کدینگ حسابداری خرد و خردتر می شوند، تا جایی که به حساب های تفصیلی میرسیم. برای حسابداری معین در نرم افزارهای حسابداری معولا بین 4 تا 6 رقم کد در نظر گرفته می‌شود.

به عنوان مثال در نرم‌افزار حسابداری هوشمند، تعریف حساب معین برای حسابهای پرداختنی تجاری به عنوان حساب کل  به صورت زیر است:

حسابهای پرداختنی به اشخاص و شرکتها

کالای امانی دیگران نزد ما

سایر حسابهای پرداختنی تجاری

حقوق و دستمزد پرداختنی

بستانکاران کارت های اعتباری

حسابهای پرداختنی به غرفه داران فروشگاه

4- حساب تفضیلی : حساب های تفصیلی نیز حساب های خرد شده معین هستند که در اصطلاح به حساب تفصیلی شناخته می شوند. حساب های تفصیلی در طبقه بندی شرایط را آسان تر می کنند و شناسایی حساب ها را آسان تر می سازند. به عنوان مثال در نرم افزار حسابداری هوشمند برای  ریز کردن حساب پرداختنی به اشخاصو شرکتها از اسم طرفین حساب برای حساب های تفضیل استفاده شده است.